В 2022 году организации и ИП могут вести кадровый документооборот в электронном виде. Как для работодателя, так и для работника — это право, но не обязанность.
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Работодатели могут создавать, использовать и хранить документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронном виде. Основные положения, порядок ведения документооборота и взаимодействия между сторонами трудовых отношений закреплены в ТК РФ:
- Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
- Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приёма на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
- Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
У электронного документооборота есть свои достоинства и недостатки (таблица ниже).
Таблица Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
| ПЛЮСЫ | МИНУСЫ |
| Кадровые процедуры проходят быстрее и легче. При увольнении или приёме на работу не нужно приезжать в офис или отправлять документы курьером или по почте. | Если хотя бы часть сотрудников не захочет переходить на электронный документооборот, придётся вести как электронный, так и бумажный документооборот. |
| Уменьшаются затраты на бумагу и содержание бумажного архива. | Нужно потратиться на создание или покупку программного обеспечения и оформление электронных подписей. |
| Нужный документ можно быстро найти или восстановить его копию. |
Как работает КЭДО
Работодатель может создать документ в электронной форме, подписать его электронной подписью и выгрузить в систему. Сотрудник (а также соискатель при приёме на работу) может ознакомиться и подписать электронный документ в своём личном кабинете.
Перевести в бумажный формат можно не все документы. Строго на бумаге нужно вести:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
- трудовые книжки (если сотрудник отказался от их ведения в электронной форме).
Как перейти на кадровый электронный документооборот
Создайте внутренние локальные нормативные акты (Приказ о внедрении КЭДО, Положение о КЭДО). Опишите порядок работы с системой. Нужно зафиксировать, как именно будет происходить переход, а также порядок ведения электронного кадрового документооборота. Вот позиции, которые стоит предусмотреть:
- ответственное лицо;
- система для ведения КЭДО;
- использование электронной подписи (ЭП);
- дата начала работы в системе;
- порядок доступа к системе;
- сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
- сроки для ответа и ознакомления с документами;
- перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
- категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
- порядок проведения инструктажа;
- порядок взаимодействия с профсоюзом;
- сроки хранения документов;
- сроки передачи в архив.
Придерживайтесь следующих этапов:
1. Назначьте приказом лицо, ответственное за ведение КЭДО. Особых требований к форме приказа нет, но рекомендуется обязательно указать ФИО работника, должность, подразделение, прописать обязанности, например, разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников и сбор их согласий (заявлений) на переход и т.п.
2. Выберите систему для ведения КЭДО. Кадровый электронный документооборот можно вести двумя способами.
- Посредством платформы «Работа в России» (это бесплатный вариант, будет доступен для использования с 1 сентября 2022 года). Зарегистрироваться можно через портал Госуслуг.
- Разработать собственную систему. В этом случае придётся потратиться на её создание или покупку.
3. Решите вопрос с электронными подписями. Без ЭП невозможна сама система кадрового документооборота. Подписи должны быть и у работодателя, и у работников.
Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписью. Некоторые виды документов в КЭДО работодатель может подписать только УКЭП, а работник — любой усиленной электронной подписью, отдельные документы простой электронной подписью (ПЭП) — таблица ниже.
Таблица Электронные подписи в КЭДО
| РАБОТОДАТЕЛЬ | СОТРУДНИК | ||||
| Тип документа | УКЭП | УНЭП | УНЭП | УКЭП | ПЭП |
| Трудовой договор | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Дополнительное соглашение | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Уведомления об изменениях условий ТД | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Договор о материальной ответственности | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Согласие на перевод | Х | Х | ✓ | ✓ | |
| Ученический договор | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Договор на получение образования | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Приказ о дисциплинарном взыскании | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Остальные кадровые документы | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
4. Ознакомьте всех сотрудников с положением о КЭДО. Направьте им уведомление о переходе на систему кадрового электронного документооборота. От сотрудников необходимо получить согласие или отказ. Если сотрудники в данный момент не хотят присоединиться к КЭДО, они могут присоединиться к нему позже. А те, кто согласился, уже не смогут вернуться к бумажному документообороту.
Если сотрудник не сказал ни «да», ни «нет», его документы следует оставить в бумажной форме.
Согласие необходимо от работников, у которых уже есть рабочий стаж. Если по состоянию на 31 декабря 2021 года у сотрудника не было трудового стажа, его согласия не требуется, на КЭДО он переводится автоматически.
5. Проинструктируйте сотрудников, согласившихся на КЭДО, по работе с системой и оформите для них цифровые подписи.
Как хранить кадровые электронные документы
Электронные кадровые документы нужно передавать на хранение в архив. Сроки их хранения не отличаются от бумажных аналогов. Передаваемые в архив документы должны соответствовать единым требованиям к формату и составу. Их введут с марта 2023 года.